Documentos legales
Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es EXPOMAS COLOMBIA S.A.S., que opera la marca Ventia CRM:
- NIT: 901812138-0
- Domicilio: Cartagena de Indias, Colombia. Dirección (opcional)
- Sitio web: ventiacrm.com
- Correo para consultas y reclamos: datos@ventiacrm.com
- WhatsApp / teléfono: +57 000 000 0000
2. Marco legal
Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.
3. Cuándo somos responsables y cuándo encargados
Actuamos en dos roles distintos:
- Responsable: respecto de los datos de visitantes del sitio, personas que solicitan una cotización o demo, y clientes de Ventia CRM.
- Encargado: respecto de los datos que nuestros Clientes cargan o gestionan dentro del CRM (contactos, conversaciones, oportunidades). Los tratamos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones legítimas del Cliente, quien es el responsable de esos datos y de contar con las autorizaciones de sus titulares.
4. Qué datos recolectamos
- Identificación y contacto: nombre, teléfono, correo electrónico, empresa y cargo.
- Información comercial: necesidades, plan de interés y datos de la cotización o contratación.
- Mensajes: el contenido de las conversaciones que sostienes con nosotros por WhatsApp u otros canales.
- Facturación: datos necesarios para facturar y cobrar el servicio.
- Datos técnicos de navegación: dirección IP, dispositivo, navegador, páginas visitadas y cookies o tecnologías similares.
No solicitamos datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. Si por error nos los envías, no los usaremos y puedes pedir su eliminación.
5. Para qué usamos tus datos
- Responder tus solicitudes, enviarte cotizaciones y agendar demos.
- Celebrar, ejecutar y administrar el contrato de suscripción a Ventia CRM, incluido el soporte y la capacitación.
- Facturar, cobrar y gestionar la cartera y los consumos.
- Enviarte comunicaciones sobre el servicio, cambios, mantenimientos y novedades.
- Enviarte información comercial y de marketing, cuando nos hayas autorizado.
- Medir y mejorar el sitio web, el servicio y la experiencia de los usuarios.
- Prevenir fraude y uso indebido, y garantizar la seguridad de la plataforma.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias y atender requerimientos de autoridades.
6. Autorización
Al diligenciar un formulario, escribirnos por WhatsApp, solicitar una cotización o contratar el servicio, nos das tu autorización previa, expresa e informada para tratar tus datos según esta política. Puedes revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.
7. Tus derechos como titular
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
- Acceder en forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. Cómo ejercer tus derechos: consultas y reclamos
Escríbenos a datos@ventiacrm.com indicando tu nombre, tu identificación, el medio para responderte y lo que solicitas.
- Consultas: las atendemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible, te avisaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento): deben incluir tu identificación, la descripción de los hechos, tu dirección o medio de contacto y los documentos que quieras aportar. Si está incompleto, te pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos (2) meses sin respuesta tuya, se entiende que desistes. Lo resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más con aviso previo.
Solo podrás acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado este trámite con nosotros.
9. Proveedores, transmisión y transferencia de datos
Para prestar el servicio usamos proveedores de infraestructura, almacenamiento, servidores, APIs, mensajería y analítica, ubicados dentro o fuera de Colombia. Entre ellos pueden estar GoHighLevel/LeadConnector, Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram) y herramientas de analítica y publicidad.
Cuando corresponda, observamos las reglas aplicables a la transmisión o transferencia nacional e internacional de datos personales. No vendemos tus datos personales. Solo los compartimos con proveedores necesarios para ejecutar el servicio, con autoridades cuando la ley lo exija y con las personas que tú autorices.
10. Seguridad
Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido. Ningún sistema es completamente infalible; por eso también pedimos a nuestros Clientes que protejan sus credenciales y administren con cuidado los permisos de sus usuarios.
11. Cuánto tiempo conservamos los datos
Conservamos los datos mientras exista la relación con nosotros y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables, tributarias o contractuales. Después los eliminamos o anonimizamos de forma segura.
13. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política. La versión vigente es la publicada en esta página, con su fecha de actualización. Si el cambio es sustancial, lo comunicaremos por medios electrónicos cuando corresponda.
14. Contacto
Para cualquier duda sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos:
- Correo: datos@ventiacrm.com
- WhatsApp / teléfono: +57 000 000 0000
- Área responsable: Nombre del área o persona encargada