Términos y Condiciones del Servicio

1. Quiénes somos y alcance

Ventia CRM es una marca comercializada por EXPOMAS COLOMBIA S.A.S., sociedad identificada con NIT 901812138-0, con domicilio principal en Cartagena de Indias, Colombia (en adelante «Ventia CRM», «nosotros» o «el Proveedor»).

Estos Términos y Condiciones regulan el uso del sitio ventiacrm.com y la contratación de la suscripción a Ventia CRM por parte de personas naturales o jurídicas («el Cliente»). Al solicitar una cotización, contratar o usar el servicio, el Cliente declara que los leyó y los acepta.

2. Qué es Ventia CRM

Ventia CRM es una solución tecnológica de apoyo a la gestión comercial: centraliza comunicaciones, contactos, oportunidades y automatizaciones, según las funcionalidades habilitadas en el plan contratado.

El servicio comprende acceso, configuración y acompañamiento sobre herramientas tecnológicas. No es el desarrollo desde cero de un software exclusivo para el Cliente, y EXPOMAS COLOMBIA S.A.S. no es propietaria ni desarrolladora de toda la infraestructura tecnológica subyacente.

Ventia CRM funciona con infraestructura, APIs y servicios de proveedores terceros, entre ellos GoHighLevel/LeadConnector y, cuando corresponda, Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram), TikTok y otros. El Cliente conoce y acepta esta circunstancia como una característica esencial del servicio.

WhatsApp, Facebook e Instagram son marcas de Meta Platforms, Inc.; GoHighLevel y LeadConnector pertenecen a sus respectivos titulares.

3. Qué incluye el plan inicial

Salvo que la propuesta comercial u orden de servicio diga algo distinto, el plan inicial incluye:

• Suscripción mensual y acceso al CRM durante el período contratado y pagado.
• Creación y habilitación de usuarios según las condiciones del plan.
• Acompañamiento para la configuración inicial de WhatsApp API, siempre que el Cliente cumpla los requisitos técnicos, documentales y comerciales de Meta y demás terceros involucrados.
• Integraciones con canales como WhatsApp, Instagram, Facebook y TikTok, sujetas a disponibilidad técnica, autorización y condiciones de cada proveedor.
• Configuración de un (1) pipeline o embudo comercial.
• Implementación de cuatro (4) automatizaciones estándar.
• Hasta diez (10) horas de capacitación durante los primeros tres meses: hasta 6 horas el primer mes, 2 el segundo y 2 el tercero, programadas según la disponibilidad del Proveedor.

Las horas de capacitación no utilizadas dentro de su período no se acumulan, no son reembolsables y no generan compensación económica.

4. Qué no incluye

Salvo pacto escrito en contrario, la mensualidad no incluye:

• Automatizaciones adicionales o personalizadas, ni modificaciones personalizadas de workflows.
• Pipelines adicionales.
• Integraciones especiales.
• Agentes de inteligencia artificial, ni IA conversacional o de voz.
• Configuraciones o desarrollos especiales y software a la medida.
• Migraciones complejas de información.
• Servicios profesionales adicionales y cualquier actividad que exceda el soporte ordinario de la plataforma.
• Consumos cobrados por terceros (ver sección 6).

Estos servicios pueden cotizarse y contratarse por separado.

5. Soporte

El soporte ordinario se presta principalmente por WhatsApp, de 9:00 a. m. a 6:00 p. m., en los días hábiles de atención del Proveedor, salvo que se comunique un horario diferente.

Su finalidad es orientar sobre el uso ordinario de la plataforma: crear etiquetas, agregar usuarios o vendedores, visualizar contactos, entender oportunidades o reportar funcionalidades que parezcan no funcionar correctamente.

El soporte no constituye disponibilidad técnica 24/7 ni incluye desarrollo personalizado. Solicitudes como crear nuevas automatizaciones, rediseñar por completo un embudo, desarrollar agentes de IA o implementar nuevos procesos pueden generar costos adicionales.

6. Precio, consumos y forma de pago

El valor de referencia de la suscripción es de cuatrocientos mil pesos colombianos ($400.000 COP) mensuales, salvo que la propuesta comercial, orden de servicio o plan contratado establezca expresamente otro valor.

La mensualidad corresponde únicamente al acceso y a los servicios incluidos. No incluye los costos operativos ni los consumos variables generados por el uso de ciertas funcionalidades, por ejemplo:

• Plantillas, conversaciones o mensajes de WhatsApp/WhatsApp API cuando generen costo según el modelo de cobro vigente.
• Mensajes SMS.
• Modelos, funcionalidades, automatizaciones o agentes de inteligencia artificial.
• Telefonía, llamadas o números telefónicos.
• Correo electrónico cuando genere costos adicionales.
• APIs, integraciones de terceros y funcionalidades premium cobradas por uso.

Cuándo se paga cada cosa:

• Suscripción mensual: se paga por anticipado, antes del inicio de cada período mensual.
• Consumos variables: se liquidan al cierre del mes calendario (normalmente el día 30 o 31) y se cobran vencidos, de acuerdo con los registros de la plataforma y de los proveedores.

Las tarifas de terceros (Meta/WhatsApp, SMS, telefonía, IA, APIs, infraestructura) pueden cambiar cuando esos proveedores modifiquen sus precios, monedas o políticas; esos cambios no constituyen incumplimiento de Ventia CRM. El Cliente responde por los consumos de todos los usuarios que autorice (empleados, vendedores, administradores o contratistas).

Ventia CRM puede ajustar el precio de la suscripción por inflación, variaciones de costos, tasa de cambio, cambios en tarifas de proveedores, nuevas funcionalidades u otras condiciones comerciales. Los ajustes que afecten renovaciones futuras se informan con mínimo treinta (30) días calendario de anticipación.

La falta de pago de la suscripción o de los consumos puede dar lugar a restricciones de funcionalidades o a la suspensión total o parcial del servicio. La suspensión no extingue las obligaciones económicas ya causadas.

7. Permanencia mínima

El Cliente acepta una permanencia mínima inicial de tres (3) meses. Al iniciar el servicio se compromete a pagar los tres primeros meses, incluso si decide dejar de usar la plataforma antes de que termine ese período.

Ventia CRM puede, de forma excepcional y por acuerdo con el Cliente, liberar total o parcialmente mensualidades pendientes. Esa decisión es voluntaria y no sienta precedente. Cumplido el período mínimo, la suscripción continúa por ciclos mensuales hasta que se termine.

8. Reembolsos

Una vez activada la cuenta, iniciado el período contratado o ejecutadas las actividades de configuración, los valores pagados no son reembolsables. No usar la plataforma durante un período activo no da derecho automático a devolución, compensación o extensión del servicio.

Esta regla se entiende sin perjuicio de los derechos que la ley reconozca de forma imperativa a los consumidores.

9. Meta, WhatsApp y otros proveedores

Ventia CRM no controla las políticas, algoritmos, sistemas de revisión ni decisiones de seguridad de Meta, WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok, GoHighLevel/LeadConnector u otros proveedores. Por eso, dentro de los límites que permite la ley, no somos responsables por:

• Bloqueos o restricciones de cuentas, o suspensión o eliminación de números de WhatsApp.
• Restricciones de WhatsApp Business o WhatsApp API, Business Manager o cuentas publicitarias.
• Bloqueos de Instagram o Facebook.
• Rechazo de plantillas o restricciones por calidad, spam o políticas de mensajería.
• Cambios de APIs o desconexión de integraciones.
• Cualquier decisión adoptada unilateralmente por plataformas externas.

El Cliente es responsable de cumplir las políticas de cada canal que use. Ventia CRM acompaña la configuración y comparte buenas prácticas, sin garantizar el resultado de decisiones que toman terceros. Cuando un incidente sea atribuible exclusivamente a un proveedor externo, podemos hacer gestiones razonables para reportarlo o escalarlo, sin garantizar tiempos ni resultado.

10. Disponibilidad del servicio

Ventia CRM no promete ni garantiza disponibilidad, continuidad o funcionamiento del 100 %. Pueden presentarse interrupciones temporales, errores, mantenimientos programados o extraordinarios, actualizaciones, fallas de servidores o de conectividad, retrasos de sincronización, cambios en APIs o funcionalidades, indisponibilidad de proveedores, cambios de políticas de terceros e incidentes de seguridad.

La ocurrencia de alguno de estos eventos no constituye automáticamente incumplimiento contractual del Proveedor.

11. Uso aceptable

El Cliente se obliga a usar Ventia CRM de manera lícita y responsable. Está prohibido usar el servicio para:

• Fraude o suplantación.
• Spam o comunicaciones ilícitas.
• Enviar mensajes a bases de datos obtenidas ilícitamente o sin las autorizaciones requeridas.
• Vulnerar derechos de terceros.
• Distribuir software malicioso.
• Realizar actividades contrarias a la ley.
• Intentar vulnerar la seguridad de Ventia CRM o de sus proveedores.
• Actividades que comprometan la infraestructura o la reputación del servicio.

Ante indicios razonables de uso ilícito, abusivo, fraudulento o técnicamente peligroso, podemos suspender preventivamente el servicio sin previo aviso.

12. Datos del Cliente

Dentro de Ventia CRM pueden almacenarse o procesarse, según el uso, contactos, nombres, teléfonos, correos, conversaciones, oportunidades, pipelines, documentos, información de usuarios, roles y permisos, registros de llamadas y datos estadísticos o comerciales.

Los datos comerciales que el Cliente incorpora siguen perteneciendo al Cliente o a sus titulares. El Cliente es responsable de contar con las autorizaciones, avisos y políticas necesarios para tratar los datos de sus propios clientes, prospectos y trabajadores, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. Usar la plataforma no equivale a una certificación de cumplimiento legal del Cliente.

Cuando tratamos datos personales por cuenta del Cliente, lo hacemos solo para prestar el servicio y dentro de sus instrucciones legítimas. Consulta nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales para más detalle.

13. Copias de seguridad y exportación de información

La suscripción estándar no incluye un servicio independiente de copias de seguridad administrado directamente por Ventia CRM. La conservación y recuperación de la información depende, en parte, de la infraestructura utilizada.

El Cliente debe mantener copias o exportaciones independientes de la información crítica para su negocio, y no debe considerar a Ventia CRM como su único mecanismo de archivo o respaldo.

Al terminar el servicio, el Cliente es responsable de exportar oportunamente su información. Después de la terminación tiene siete (7) días calendario para solicitar asistencia razonable de exportación respecto de lo que técnicamente siga disponible. Pasado ese término no se garantiza el acceso ni la recuperación. Todo esto sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación aplicables.

14. Alcance de nuestra responsabilidad

Ventia CRM es una herramienta de apoyo tecnológico y comercial. No garantizamos resultados como ventas, facturación, número de clientes, conversiones, rentabilidad, recuperación de cartera ni productividad. El Cliente conserva la responsabilidad sobre su negocio, su equipo y sus decisiones.

En la máxima medida que permita la ley, no respondemos por daños indirectos o consecuenciales originados en eventos tecnológicos fuera de nuestro control razonable, como ventas dejadas de realizar, oportunidades perdidas, lucro cesante, pérdida de clientes o de reputación, interrupción de la operación o decisiones de terceros. Tampoco asumimos las obligaciones propias de GoHighLevel/LeadConnector, Meta, WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok, proveedores de telecomunicaciones, nube, APIs o inteligencia artificial.

Estas exclusiones se aplican dentro de los límites de la legislación colombiana y no afectan responsabilidades que la ley no permita excluir ni limitar.

15. Propiedad intelectual y prohibición de reventa

Contratar Ventia CRM no transfiere propiedad intelectual. Las metodologías, estructuras, plantillas, documentación, configuraciones estándar, procesos, material educativo y know-how desarrollados por EXPOMAS COLOMBIA S.A.S. siguen siendo suyos o de sus titulares.

El acceso es para las operaciones propias del Cliente y sus usuarios autorizados. Sin autorización previa y escrita, está prohibido revender Ventia CRM, sublicenciar cuentas, comercializar accesos, presentarse como distribuidor autorizado, compartir accesos con terceros para evadir condiciones comerciales o explotar comercialmente componentes protegidos del servicio. El incumplimiento puede generar suspensión inmediata o terminación del contrato.

16. Seguridad y credenciales

El Cliente es responsable de administrar sus usuarios, contraseñas, dispositivos, permisos y credenciales, y debe informarnos de inmediato cualquier acceso no autorizado que conozca. No somos responsables por accesos derivados de credenciales compartidas, contraseñas inseguras, dispositivos comprometidos o actuaciones de usuarios autorizados por el Cliente, salvo que el hecho sea jurídicamente atribuible al Proveedor.

17. Suspensión y terminación

Podemos suspender el servicio, total o parcialmente, cuando exista mora en el pago de la suscripción o de los consumos, uso ilícito o abusivo, riesgo para la seguridad de la plataforma, incumplimiento de políticas esenciales de proveedores, orden de una autoridad o suspensión del servicio por parte de un proveedor tecnológico. En casos de seguridad, fraude, ilegalidad o incumplimientos graves, la suspensión puede ser sin previo aviso.

El contrato puede terminar por acuerdo mutuo, por decisión de cualquiera de las partes una vez cumplida la permanencia mínima, por incumplimiento, falta de pago, uso ilícito o prohibido, imposibilidad técnica o jurídica sobreviniente, o incumplimiento grave de políticas de proveedores tecnológicos. La terminación no extingue las obligaciones económicas ya causadas, incluidas las mensualidades del período mínimo y los consumos pendientes.

18. Fuerza mayor y eventos fuera de nuestro control

Ninguna parte responde por incumplimientos derivados directamente de fuerza mayor o caso fortuito conforme a la ley colombiana. Para evaluar incidentes tecnológicos también se consideran circunstancias fuera de nuestro control razonable, como fallas generalizadas de internet, energía o telecomunicaciones, ciberataques de terceros, interrupciones de proveedores de nube, fallas de APIs, indisponibilidad de Meta u otras plataformas, cambios regulatorios o decisiones de autoridades. La parte afectada hará esfuerzos razonables para mitigar las consecuencias.

19. Cambios en el servicio y en estos términos

Podemos actualizar, mejorar, sustituir o retirar características del servicio por razones de evolución, seguridad, cumplimiento normativo, operación comercial o adaptación a proveedores. Los cambios estrictamente técnicos pueden hacerse sin aviso. Los cambios materiales en las condiciones comerciales esenciales se informarán cuando legal y razonablemente corresponda, y los de precio, con la anticipación indicada en la sección 6.

Podemos modificar estos términos. La versión vigente es la publicada en esta página, con su fecha de actualización. Ninguna modificación desconocerá derechos irrenunciables establecidos por normas imperativas.

20. Comunicaciones y aceptación electrónica

Las comunicaciones sobre facturación, consumos, soporte, modificaciones, suspensión o terminación pueden hacerse por correo electrónico, WhatsApp, teléfono u otros canales electrónicos. El Cliente debe mantener actualizados sus datos de contacto.

Las partes reconocen la validez de los mensajes de datos, la aceptación electrónica y la firma electrónica conforme a la Ley 527 de 1999 y demás normas aplicables. Los registros electrónicos del proceso de aceptación pueden usarse como evidencia de la celebración del contrato.

21. Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos y el contrato se rigen por las leyes de la República de Colombia. El domicilio contractual es Cartagena de Indias, Bolívar, sin perjuicio de las normas imperativas sobre competencia territorial.

Las partes procurarán resolver cualquier diferencia mediante negociación directa: quien formule una reclamación deberá comunicarla por escrito para que la otra parte conozca los hechos y procure una solución. Si no se resuelve, cuando sea procedente, podrán acudir a conciliación y luego a los mecanismos judiciales correspondientes. Lo anterior no afecta los derechos y competencias que las normas imperativas atribuyan a consumidores, autoridades administrativas o jueces.

Si alguna disposición se declara inválida o inaplicable, las demás seguirán vigentes en lo que puedan subsistir.

22. Contacto

Si tienes preguntas sobre estos términos, escríbenos:

• Correo: correo@ventiacrm.com
• WhatsApp / teléfono: +57 000 000 0000
• Domicilio: Cartagena de Indias, Colombia. Dirección (opcional)